O verão já está aí, as férias estão aí e os out-of-office também! Uma mensagem a dizer que está ausente do escritório é algo que pode achar que é fácil de escrever, pois sabe o seu propósito e o que precisa de dizer. Mas por vezes não é bem assim, e é difícil encontrar as palavras certas.

Não perca muito tempo a criar um out-of-office perfeito. Veja algumas dicas que o podem ajudar a escrever a resposta automática perfeita:

Especifique as datas e horas exactas da sua ausência

Pode parecer óbvio, mas certifique-se que define as horas e as datas excatas da sua ausência correctamente. Certamente não vai querer ir de férias para descobrir que as pessoas lhe enviaram emails enquanto tomava cocktails à beira da piscina.

Mantenha um out-of-office curto

O destinatário do seu out-of-office é incomodado pela sua ousadia de estar de férias. Acabou de estragar tudo. Na verdade, ninguém vai querer saber como se tem comportado. Apenas encaminhe-os para um colega que os possa ajudar.

Avise os seus colegas caso direcione o contacto para eles

Caso escreva algo como: “Vou estar fora, por favor entre em contacto com a Clara”, então avise a Clara que lhe vai dificultar a vida nas próximas duas semanas. A sua colega vai estar atenta ao seu email, e mergulhar nas subscrições excessivas e no seu spam. Ela vai precisar de saber qual o seu destino.

Já agora, como forma de agradecimento, leve um presente à sua colega Clara. Quem não gosta de receber um recuerdo?

Entenda que a palavra “urgente” não significa “urgente”

Por vezes, as pessoas são muito egoístas e egocêntricas. E se alguém lhe envia um email, é porque quer algo em troca. E se querem, na sua cabeça vai soar a urgente.

Por isso, não dê às pessoas a oportunidade de ligar ou até mesmo de enviar um SMS, pois se for “urgente” certamente o farão.

Não tente ser engraçado se não é engraçado

“Estou de férias! Mas esperemos que quando voltar, tenha um humor melhor do que aquele que tive na última reunião de contabilidade!!!”

“Não vou estar no escritório. Peço desculpa se está a receber uma resposta automática, mas se eu estivesse aqui não receberia nada!!!”

Verifique se há erros de digitação. Verifique novamente

Não vai querer voltar ao escritório para descobrir que enviou vários e-mails com uma frase: “Agradeço o seu contrato”, em vez de “Agradeço o seu contacto”. Mesmo que não seja o extremo, pode ser embaraçoso.

Pode dar detalhes, mas não se gabe, aborreça ou partilhe demasiado

Um out-of-office curto é a melhor ideia. Mas se realmente quer dizer ao mundo porque está fora do escritório, então não se gabe, não aborreça ou partilhe com os outros.

Por exemplo, se estiver a ir para uma das ilhas mais bonitas do mundo por quatro semanas sem pagar nada, porque tem uns sogros realmente ricos e vai ser incrível e  vai passar o tempo todo numa praia deserta, então não precisa de partilhar com os outros a sua sorte grande.

As pessoas não querem ler sobre o falecimento de um familiar, colonoscopia, ou que vai nadar com golfinhos.

 

Fonte: The Guardian