As ajudas de custo são um apoio financeiro pago pelo empregador, com o objetivo de compensar o trabalhador por despesas decorrentes de deslocações de âmbito profissional.

Este apoio pode cobrir apenas uma parte ou a totalidade dos gastos suportados pelo trabalhador.

As despesas de deslocação podem contemplar gastos com transportes/deslocações, alimentação e alojamento.

Estes custos devem ser suportados pela empresa, aquando, por exemplo, uma deslocação ao estrangeiro, e podem ser pagos de duas formas:

  • por adiantadamente;
  • ou  no máximo 30 dias após a apresentação dos comprovativos de gastos por parte do trabalhador.

O trabalhador deve sempre apresentar ao empregador as faturas que comprovam essas despesas, com o respetivo NIF da empresa.

O que diz a lei?

As ajudas de custo são definidas na lei para o setor público, mas o setor privado usa-as como referência.

Então, a maioria das empresas tem como referência o Decreto-Lei n.º 106/98, que estabelece as normas para a Função Pública.

Este decreto-lei prevê os tipos de deslocações para as quais são pagas ajudas de custo e as distâncias mínimas a partir das quais o trabalhador é reembolsado pelas suas despesas.

Os trabalhadores podem ser reembolsados por despesas de deslocações diárias e por dias sucessivos.

No caso das deslocações diárias, só há ajuda se a distância percorrida for superior a 20 quilómetros (a contar desde o local habitual de trabalho).

Já nas deslocações por dias sucessivos, a distância mínima para que se haja lugar ao reembolso das despesas é de 50 quilómetros.

Quais os valores de referência para as ajudas de custo?

No caso da alimentação, o valor das ajudas de custo é estabelecido tendo em conta o subsídio de refeição em vigor.

Já nos transportes e deslocações ou estadias, os valores são fixados anualmente pelo governo, mas não têm sofrido alterações nos últimos anos.

Segundo a lei, o reembolso das despesas de alojamento é feito mediante a apresentação de recibos, desde que:

  • o trabalhador tenha pernoitado num estabelecimento hoteleiro até 3 estrelas ou equivalente;
  • o local tenha celebrado acordo com o Estado.

O reembolso tem um limite máximo de 50€, ou, em alternativa, a ajuda de custo é paga a 50%.

Nas deslocações, o reembolso das despesas depende de vários fatores:

  • horário;
  • duração da deslocação;
  • transporte que o trabalhador utiliza;
  • distância percorrida;
  • cargo profissional;
  • se a viagem se realiza em território nacional ou no estrangeiro.

Nas deslocações, o empregador deve pagar as seguintes percentagens dos gastos suportados pelo trabalhador:

Pago impostos sobre o valor das ajudas de custo?

Em algumas situações pode haver pagamento de impostos (IRS e SS). Então, isto acontece se:

  • o valor for igual ou inferior ao limite máximo definido para a função pública, fica isento do pagamento de impostos;
  • o valor fixado for ultrapassado, há lugar ao pagamento de impostos que incide sobre a diferença entre o valor da despesa apresentada e o teto fixado por lei.

As ajudas de custo que não excedam o patamar de isenção não são consideradas rendimento do trabalho dependente.

Ultrapassando-se o limite, devem ser declaradas em sede de IRS, como rendimentos da categoria A.

Fonte: Doutor Finanças