As pessoas recebem dezenas de emails por dia e é fácil ignorá-los, por isso, é necessário escrever emails profissionais que levem aos resultados desejados.

Então, ao escrever um email, faça tudo o que estiver ao seu alcance para garantir que o destinatário o abra, veja e seja impactado como você pretende.

Mostramos-lhe os princípios básicos para o ajuda a criar emails profissionais que levem a resultados.

Antes de mais, damos-lhe algumas dicas para garantir que os seus emails são eficazes e profissionais.

  1. Seja conciso: as pessoas recebem muitos emails, por isso, é possível que respondam mais rapidamente a algo com, no máximo, alguns parágrafos curtos. Portanto, mantenha os seus emails curtos e objetivos;
  2. Adicione um toque pessoal: ser profissional não significa que precisa de ser robótico. Então, antes de ir direto ao ponto principal seja gentil, comece com um “espero que esteja bem neste”, por exemplo;
  3. Declare claramente sua intenção: explique claramente o motivo do seu email e o que procura ou precisa.

Seja qual for o assunto do email, ele pode ser dividido nos mesmos elementos básicos. E, dependendo da situação, talvez não precise de usar todos estes elementos, mas considere sempre.

Como escrever emails profissionais que geram resultados

Assunto

O assunto é uma frase curta e é a primeira coisa que o destinatário vê e que o fará decidir se abre ou não o seu email.

Portanto, certifique-se de que deixa claro o assunto da sua mensagem e definidas as expectativas corretas.

Evite assuntos que digam apenas “Olá” ou “Por favor, leia” e tente algo como:

  • Podemos marcar uma reunião?
  • Feedback sobre o trabalho necessário até ao dia X
  • Candidatura à oferta X

Saudações

Presencialmente iria iniciar conversa com alguém que não conhece bem a falar sobre o tema que pretende? Sem dizer olá ou o nome da pessoa? Provavelmente não.

Então, não faça isso por email, muito menos se nunca comunicou com a pessoa antes. Assim, comece a sua mensagem com uma saudação apropriada, um “Olá” e o nome da pessoa.

Se for alguém que já conhece e, maioritariamente, em termos de trabalho, usar apenas o primeiro nome da pessoa é suficiente.

Se não sabe para quem está a enviar o email, pode até saltar o nome e escrever apenas “Olá”.

Corpo

É aqui que escreve as informações que deseja passar à pessoa. Não torne o seu email muito longo.

Para emails profissionais certifique-se de usar uma linguagem adequada à situação e declarar claramente o motivo do envio da mensagem e qual a ação que espera que o destinatário tome após a leitura.

Encerramento (ou aprovação)

O encerramento do seu email é geralmente de uma linha apenas, fica antes do seu nome e/ou assinatura.

Certifique-se de incluir o encerramento, como: “Atenciosamente” ou “Obrigado”.

Assinatura

Termine o email assinando com o seu nome. Normalmente o primeiro nome é suficiente, mas, para emails mais formais (como uma carta de apresentação), pode ser necessário o seu nome completo.

Além disso, também pode optar por incluir informações adicionais após o seu nome, como as suas informações de contato, cargo, empresa ou links com mais informações sobre si ou a sua empresa.

 

Muito importante, reveja sempre o que escreve nos seus emails antes de clicar no botão enviar.

Fonte: The Muse