Sente que trabalha bem mas, de alguma forma, não consegue entregar os projectos a tempo? A sua produtividade pode estar a baixar por causa dos seus hábitos. Veja aqui as dicas do Time Management Ninja para corrigir esses pequenos “erros”.
Os 11 hábitos que estão a baixar a sua produtividade:
1. Fazer multitasking:
Fazer muitas tarefas ao mesmo tempo leva a que existam muitos projectos que já foram iniciados, mas que se encontram por concluir. Importa, acima de tudo, concluir todas as tarefas que começou a fazer. Certifique-se que só faz uma/duas tarefas de cada vez.
2. Não ligar aos prazos:
Se não toma atenção aos prazos de entrega, vai acabar por entregar o projecto atrasado. Isto causará stress para si e desconfiança na sua capacidade de trabalho por parte do empregador. Tenha sempre em mente o deadline para entrega do projecto e tente concluÃ-lo com antecedência.
3. Ser desarrumado:
Se está sempre a dizer “eu depois arrumo”, é provável que a sua secretária esteja cheia de papelada que já não é necessária. Sempre que acabar uma tarefa utilize 2 minutos para arrumar o seu espaço (no trabalho e em casa). Gasta 2 minutos agora, mas poupa horas no futuro!
4. Não apontar o que tem a fazer:
Já alguma vez teve uma ideia brilhante, mas depois esqueceu-se do que tinha pensado? Ou esqueceu-se de um projecto que tinha que acabar? Precisamente por esse motivo, deve ter um bloco de notas ou agenda onde possa anotar os seus pensamentos. Lembre-se de reler os apontamentos, ou os mesmos serão inúteis.
5. Ter muitas ferramentas de gestão de tempo:
Se utiliza múltiplos calendários, agendas e blocos de notas, está a duplicar informação e a criar mais confusão. Centralize todas as tarefas numa só ferramenta e terá a certeza de que não se esquece de nada!
6. Utilizar a inbox do e-mail como lista de afazeres:
Embora possa facilitar em termos de organização, a ordem pela qual lhe chegam os e-mails não determina quais as tarefas prioritárias. Leia os seus e-mails de seguida e junte as tarefas, por ordem de prioridade, à lista de afazeres da ferramenta escolhida.
7. Comunicar de forma ineficiente:
Se o assunto é urgente, não envie um e-mail ou SMS. Telefone ao interlocutor ou agende uma reunião, para ter a certeza de que a informação ficou clara e não houve atrasos na resposta.
8. Estar demasiado disponÃvel:
Se está sempre disponÃvel para ajudar os seus colegas poderá estar a perder tempo precioso. Se tem mesmo que concluir um projecto, explique aos seus colegas porque não pode ser incomodado, isole-se e, se necessário, feche a porta do gabinete.
9. Dizer que “sim” a tudo:
Se lhe estão a dar demasiados projectos (profissionais e pessoais) seja sincero e diga que não. O “Não” pode ser um grande ajudante para melhorar a sua produtividade.
10. Deixar tarefas para amanhã:
“Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje”. Amanhã deixará para o dia seguinte… e a tarefa nunca mais fica concluÃda. Concentre-se em terminar os seus projectos assim que possÃvel.
11. Consultar as redes sociais:
Cada vez que vai “só espreitar” o Facebook ou o YouTube perde minutos de trabalho preciosos. Evite visitar páginas que sejam “viciantes” ou defina apenas 1/2 perÃodos (do dia de trabalho) para o fazer.
Ponha estes maus hábitos de parte e seja mais produtivo!
