Saiba como fazer o acompanhamento por email de algum assunto ao qual não tenha obtido resposta.

Sabia que a frase “Conforme meu último email” pode soar como passivo-agressiva? Mas há maneiras mais suaves de comunicar a sua urgência e manter as coisas em movimento sem o risco de soar muito exigente.

Então, veja as dicas do The Muse para fazer um acompanhamento por email de forma educada:

1. Seja direto

A melhor abordagem é levar a pessoa de volta para a solicitação original, ou seja, ler e responder ao email original.

Então, responda ao tópico — para que o original seja facilmente referenciado — e seja direto e conciso. Por exemplo:

  • “Em continuidade ao seguinte” ou “Dando continuidade a esta [solicitação/pergunta/tarefa]”
  • “Volto ao seguinte” ou “Voltando a esta [solicitação/pergunta/tarefa]”
  • “Estou a verificar o seguinte” ou “Verificando esta [solicitação/pergunta/tarefa]”
  • “Preciso da sua contribuição sobre o seguinte até [data/hora]”

2. Reafirme a sua solicitação

Retire o ponto mais importante do seu pedido anterior, como um detalhe e o prazo, e direcione o destinatário ao email original para mais informações. Pode dizer:

  • “Aqui estão as provas de design para sua revisão. Precisamos das suas edições até o final da semana para podermos seguir em frente. Veja abaixo para obter informações adicionais.”

3. Faça uma pergunta

Comece com uma pergunta para chamar a atenção do leitor e, se necessário, use isso como uma oportunidade para mudar táticas, cronogramas ou expectativas.

  • “O que acha sobre [o projeto ou assunto]?”
  • “Tem tempo para [assunto]?”
  • “Consegue entregar-me [o produto] até [data/hora]?”
  • “Quer fazer uma ligação rápida ou marcar um encontro para discutir [assunto]?”

4. Pegue no telefone

Ao escrever um email já pensou “seria muito mais fácil e rápido explicar isso por telefone?”. Então, a pessoa que não lhe respondeu pode pensar o mesmo.

Então ligue para o destinatário, especialmente se estiver com pouco tempo e precisar de uma resposta rápida. Assim, pode dizer algo como:

  • “Tem alguns minutos para discutir [o assunto]. Pensei que seria mais fácil fazer isso por telefone.”

5. Encontre a pessoa para obter a sua resposta

Se não obtém uma resposta, o acompanhamento por email também pode passar a pessoal. Ou seja, vá até à pessoa que precisa (isto se for um colega, por exemplo, que está facilmente ao seu alcance).

Então, se falar por telefone ou pessoalmente, envie um email depois para que haja um registo do que decidiu.

Pode começar com “obrigado pelo seu tempo” ou “só para colocar por escrito…” ou até “confirmo por email que decidimos que você fará X e eu farei Y até o final da próxima semana”.

6. Inclua a palavra “acompanhamento” no assunto

Todos nós ficamos ocupados e certamente perdemos emails e olhar para o assunto do email, faz-nos definir a prioridade do mesmo.

Então, quando alguém recebe um email com “acompanhamento” na linha de assunto, é um lembrete, mesmo antes de abrir a mensagem.

 

Inclua sempre uma saudação e encerramento amigáveis. Isso faz com que toda a sua mensagem pareça muito mais completa, polida e profissional.