Damos-lhe algumas estratégias que deve aplicar para gerir ausências inesperadas no trabalho e evitar que isso afete o trabalho diário e a longo prazo da empresa.
Um trabalhador que se ausente inesperadamente pode significar uma revolução no desenvolvimento diário da empresa e, se as ausências forem constantes ou prolongadas, podem afetar o desempenho global da empresa.
Não podemos evitar que um funcionário fique doente repentinamente, tenha uma emergência pessoal ou simplesmente não venha trabalhar sem avisar, mas podemos implementar soluções eficazes para que a sua ausência não afete as tarefas, os turnos, os fluxos de trabalho e a produção.
Então, damos-lhe algumas estratégias que deve aplicar para evitar a desestabilização e reduzir eficazmente o absentismo laboral.
Estratégias gerir ausências inesperadas no trabalho
A ausência de um colaborador pode ocorrer por diversos motivos e ser justificado ou não, mas implica sempre uma falha nas tarefas e trabalho extra para os colegas.
Para minimizar todas as consequências negativas, damos-lhe algumas dicas que pode seguir para combater as ausências inesperadas no trabalho, por parte dos colaboradores.
1. PolÃtica de ausência
Estabeleça uma polÃtica de ausências inesperadas para a sua empresa, que defina claramente o que é uma ausência justificada e o que não é.
Assim, nesta polÃtica interna deverá explicar os procedimentos que devem ser seguidos para comunicar uma ausência, a quem comunicar e por que meios.
Se considera que as faltas são excessivas, utilize um sistema de gestão de recursos humanos para registar e monitorizar as faltas. Em alguns casos, faltas injustificadas podem levar a sanções.
2. Ter um bom planeamento estratégico
Com um bom planeamento de processos e equipas capazes de se adaptarem imediatamente às novas funções, o impacto de uma ausência inesperada será menor.
Então, parta do princÃpio de que nenhum trabalhador é essencial, ou seja, qualquer trabalhador terá de ser capaz de substituir outro e combinar várias responsabilidades ao mesmo tempo.
Para isso, deve tomar estas medidas prévias:
- Treinar funcionários em diversas funções;
- Desenvolva planos de alÃvio para posições-chave;
- Estabeleça tabelas de prioridades com classificação baseada em nÃveis de urgência para que todos os processos tenham atenção;
- Promova a comunicação interna entre departamentos com aplicações de comunicação instantânea;
- Use software de gestão de projetos e processos para reatribuir rapidamente trabalhos pendentes;
- Recompense ou dê incentivos aos funcionários caso eles tenham que estender o horário de trabalho;
- Atualize o planeamento e revise-o caso a ausência se torne mais prolongada.
3. Gestão dos turnos da mudança
É importante encontrar um equilÃbrio para que todos os colaboradores fiquem satisfeitos e não prejudiquem as suas vidas pessoais.
Então, cada trabalhador deve saber antecipadamente o turno que vai ter de fazer e deve estar visÃvel para toda a equipa.
Além disso, deve considerar um segundo substituto, ou seja, quem cobrirá esse turno em caso de ausência inesperada da pessoa que já o ia fazer.
4. Promoção da conciliação e flexibilidade
Com polÃticas de horários flexÃveis e a possibilidade de tele-trabalho quando o colaborador necessitar, muitas das faltas inesperadas mais comuns podem ser reduzidas.
Conciliar melhor a vida profissional com a vida pessoal significa que os colaboradores podem ter tempo para seus próprios assuntos sem afetar seu dia de trabalho ou prejudicar outros colegas.
5. Contratação temporária
Em situações muito especÃficas e de emergência, pode ser útil ter uma lista de colaboradores externos em quem confiar.
Então, profissionais autónomos, agências de trabalho temporário, subcontratados ou novos funcionários com contrato a termo ou temporário podem ajudá-lo.
Também é possÃvel contactar empresas do mesmo setor para partilhar a carga de trabalho e assim criar sinergias.
As ausências inesperadas muitas vezes obrigam a empresa a ser criativa e flexÃvel para ter uma solução rápida e eficiente para o problema.
Então, estar preparado para isso, é a melhor estratégia a aplicar.
Fonte: Infojobs