Dicas para aumentar a sua produtividade no dia a dia

Não sabe como melhorar o seu desempenho? Conheça e coloque em prática as nossas dicas para aumentar a sua produtividade durante o seu dia a dia.

Hoje em dia, o aumento da nossa produtividade é um desafio. Principalmente, porque atualmente distrações é o que não faltam. Desde as notificações do Instagram às constantes mensagens privadas, sem mencionar o conceito de multitasking.

De acordo com Nicola Brown, Psicóloga Clínica da Nova Zelândia, sempre que alteramos a nossa atenção entre tarefas, estamos a perder o nosso foco.

“Para nós é apelativo fazê-lo – quase viciante – porque os nossos cérebros libertam uma pequena dose de dopamina sempre que mudamos para uma nova fonte de estimulação”

A fim de o ajudar a manter-se focado e a realizar todas as tarefas da sua lista de afazeres, apresentamos algumas dicas para aumentar a sua produtividade no dia a dia.

1. Foque-se no “porquê”

Nada como uma pandemia global para o forçar a reavaliar todos os aspetos da sua vida. E se o seu emprego é importante para si, trabalhará com mais afinco e será mais produtivo como resultado dessa abordagem.

No começo do dia, questione-se sobre o que mais gosta no seu emprego e que valor agrega aos seus colegas ou clientes. Este pensamento vai ter um efeito positivo imediato na sua energia, que lhe garante uma boa disposição logo pela manhã.

2. Verifique os seus emails por etapas

Quando estiver a pensar de que forma pode ser mais produtivo, é óbvio que terá de trabalhar nos emails. Mas se passa o dia inteiro a enviar correio para o lixo, terá menos tempo para se focar nas tarefas em mãos.

Por isso, determine três períodos durante o dia para rever os seus emails. Estudos já demonstraram que levamos 64 segundos a recuperar da interrupção de um email. Assim sendo, ao estipular um período certo para esta tarefa, estará a poupar o seu tempo para se dedicar a outras atividades.

3. Priorize as suas tarefas

Adicione “organizar a lista de afazeres” às suas tarefas do dia o mais rápido possível, caso contrário, corre o risco de trabalhar sem um começo ou fim à vista.

Em primeiro lugar, deve organizar todas as suas tarefas numa lista geral, em vez de ter uma lista na sua secretária, outra no telemóvel e uns post-its espalhados por aí.

Em segundo lugar, deve destacar entre cinco a dez tarefas com maior importância. Ao priorizar as suas tarefas consegue diminuir a longa lista de afazeres e permite focar-se no mais importante primeiro.

4. Escreva uma lista do que não fazer

Assim que decidir o mais importante a fazer no dia, aproveite para escrever uma lista de tarefas a não realizar, a fim de progredir nas suas prioridades.

Inclua “tarefas” como não verificar as redes sociais até terminar de escrever um artigo, ou não verificar as mensagens até terminar de rever um documento, por exemplo.

Ao escrever o que não devemos fazer, ficamos conscientes das nossas distrações e podemos combate-las mais facilmente.

5. Utilize o seu tempo (e calendário) de forma sábia

Não cometa o erro de ficar preso um dia inteiro em reuniões no Zoom, a responder a emails ou fazer chamadas.

Definir um período de tempo para uma tarefa é um truque de responsabilidade. De acordo com Claire Tompkins, Gestora do Tempo em São Francisco, dividir o seu tempo por tarefas permite-lhe honrar o tempo que sabe que precisa para se dedicar a determinado projeto.

Caso o seu calendário de trabalho seja visível para todos os seu colegas, marque determinados períodos de tempo como ocupado para ficar livre de reuniões e evitar interrupções nessas alturas.

6. Conheça o seu foco

Sente-se mais focado quando acaba de chegar ao escritório ou só algumas horas depois de começar a trabalhar?

Determine quando está mais atento e por quanto tempo se consegue manter produtivo. Ao saber exatamente o período em que está mais focado, permite colocar as tarefas mais importantes nesse período.

Caso apenas se consiga concentrar por apenas uma hora sem distrair a sua mente (e o rato do computador), faça uma pequena pausa após cada hora para a distração não prejudicar o seu fluxo de trabalho.

7. Evite o multitasking

Evite pegar em mais que uma tarefa ao mesmo tempo. É preferível concentrar-se na tarefa que está à sua frente. Foque toda a sua atenção até concluir a tarefa.

Nós somos muito mais eficientes e produtivos quando estamos focados em tarefas individuais. Ao concentrar-se numa tarefa de cada vez, vai perceber que terá um melhor desempenho e no fim um trabalho realizado com mais qualidade.

8. Implemente a regra dos cinco minutos

Se tem uma atividade que consegue realizar em cinco minutos ou menos, opte por realizá-la de imediato, em vez de a deixar para mais tarde.

Se demora um minuto ou mais a compreender uma tarefa e depois deixa-a para trás, mais tarde terá de voltar a repetir o processo para voltar a compreendê-la. Multiplique esses minutos durante a semana e verá a quantidade de tempo que gastou que poderiam ter sido melhor utilizados.

9. Acompanhe o seu progresso

Celebre as suas conquistas (grandes ou pequenas) ao acompanhar o seu progresso. Afinal, o trabalho é uma fonte de stress e qualquer desculpa para se motivar é algo que deve aproveitar.

É muito fácil perder conta do seu progresso, por isso opte por escrever e refletir todas as semanas sobre o mesmo para ter consciência que está a progredir para alcançar os seus objetivos.

10. Faça pequenas pausas

Ninguém tem um stock de energia ilimitado, portanto não há problema em fazer algumas pausas (apenas não faça uma pausa de 5 minutos a cada 10 minutos).

Faça uma pausa de cinco minutos e feche os olhos, circule um pouco ou medite. Tudo o que precisa para reacender a sua energia para o fim do dia.

Faça alongamentos, encha a sua garrafa de água ou caneca de café e cumprimente os seus colegas (em tele-trabalho pode enviar uma mensagem). Ninguém espera que seja uma máquina de trabalho.

Fonte: Monster