Como terminar as suas tarefas de forma organizada

A organização é fundamental no decorrer do seu dia-a-dia, por isso, aprenda a terminar as suas tarefas de forma organizada com as nossas dicas de sucesso.

Pode sempre tentar fazer as coisas mais rápido, no entanto, é do conhecimento de todos que a pressa não ajuda na qualidade de um projeto. Sendo assim, não arrisque entregar ou concluir uma tarefa sem consideração pela sua qualidade.

A verdade, é que há solução quando se depara com um elevado volume de trabalho. Organização! Tão simples quanto isto. É essencial aprender a organizar as suas atividades, e priorizar as mais importantes, para que cumpra prazos sem prejudicar outros.

Como terminar as suas tarefas de forma organizada

Portanto, neste artigo partilhamos as dicas de sucesso necessárias para aprender a terminar as suas tarefas de forma organizada.

A lista de tarefas diárias/semanais

Esta lista de afazeres pretende determinar as suas tarefas para o dia e para a semana. Assim que terminar as tarefas designadas para determinado dia, já não faz mais nada. Fica com o resto do dia para descansar.

O mesmo acontece quando terminar a sua lista semanal, dá a semana como terminada.

Esta lista vai ajudá-lo a organizar as suas tarefas. Vai aprender esse conceito e adaptá-lo às suas necessidades. Além disso, vai aprender a priorizar atividades, além de melhorar o seu instinto de cumprimento de prazos.

Fique a par das diversas vantagens ao implementar um sistema deste género no seu dia-a-dia.

1. Ajuda-o a gerir a sua energia

O problema aqui não é ficar sem tempo, mas sim sem energia. O dia tem 24 horas, mas muitas dessas horas são passadas a comer, dormir e a relaxar depois de algumas horas de trabalho desgastante. Qualquer sistema produtivo que não tem isto em conta não é fiável.

Este sistema da lista de tarefas diárias/semanais distribui o seu trabalho em partes que consegue gerir. Em vez de tentar completar todas as suas tarefas todos os dias, apenas faz por concluir as atividades que tem na sua lista diária.

O mesmo se aplica à sua lista semanal. Com este sistema implementado, obtém o máximo de trabalho realizado e fica com tempo para relaxar.

2. Acaba com a procrastinação

A proscrastinação pode acontecer quando se apercebe do elevado volume de trabalho que tem em mãos, e não o imagina concluído tão cedo. Ao dividir as suas tarefas por cada dia, a sua carga de trabalho diminui ao tornar-se em pequenos blocos.

E quando estiverem divididos pelos cinco dias da semana, ainda menor parece o volume de trabalho à sua frente. Além disso, agora consegue imaginar estas tarefas concluídas num instante.

3. Torna-o proativo

Com as tarefas divididas durante os dias, vai notar que tem mais energia para pegar nelas e concluí-las. Começa a trabalhá-las com o espírito elevado e confiante. O que vai acabar por transmitir na qualidade do seu trabalho.

No entanto, se acabar as tarefas do dia e ainda sobrar tempo, não pense em puxar uma atividade de outro dia e realizá-la nesse momento. Pode parecer que é uma vez sem exemplo, mas num instante vai se aperceber que está constantemente a fazê-lo e vai acabar por destruir este sistema. Uma vez que deixa de fazer efeito e voltará a sentir-se esgotado e carregado de trabalho.

4. Evita o burnout

Este sistema é essencial para aprender a organizar o seu trabalho, mas também evitar sentir-se esgotado no emprego. O que posteriormente torna-se detrimental para a qualidade da suas tarefas.

Ao dividir as suas atividades pelos dias da semana, terá a oportunidade de estar 100% focado na tarefa que tens em mãos, em vez de estar constantemente preso a pensar no trabalho como um todo.

Dicas para criar uma lista de tarefas diárias/semanal de sucesso

Escreva a sua lista semanal e diária, cumpra com o que escreveu e depois repita o processo. Mas, tenha em consideração que após usar esta técnica durante alguns meses, existem alguns aspetos que deve ter em consideração.

A) Foque-se na lista diária

O objetivo da lista diária é focar-se na tarefa à sua frente, e em simultâneo não pensar nas tarefas de amanhã. Até pode fingir que elas não existem, para apenas realmente pensar nas que estão agendadas para o próprio dia.

Esta abordagem é excelente para aliviar o seu stress. É muito fácil preocupar-se em acabar as cinco ou seis tarefas do dia, do que as vinte da semana toda.

B) Não expanda a lista

Se terminar a sua lista diária ou semanal mais cedo do que esperava, pode sentir-se tentado em acrescentar mais uma tarefa. Afinal, porque não haveria de adicionar uma atividade extra se ainda tem tempo?

Isto é uma má ideia porque o impede de se focar na sua lista diária. Assim que começa a tornar isto num hábito, vai voltar a sentir-se carregado de trabalho. Ou seja, vai voltar ao início, uma vez que esta técnica irá perder o seu efeito. Stress e proscrastinação vão estar de volta.

C) Faça uma revisão mensal

Um aspeto que esta técnica ignora é a lista mensal. Existem projetos e atividades demasiado grandes ou não urgentes que podem não ser considerados numa lista semanal. Infelizmente, criar uma lista mensal implica demasiado trabalho para o seu valor.

É difícil prever todas as pequenas tarefas que precisa de realizar com um mês de antecedência, por isso, acaba por tornar-se irrelevante para as suas listas semanais.

Em vez disso, aconselhamos que faça uma revisão/avaliação mensal. Nessa revisão, destaque os projetos de grande escala que pretende concluir nesse mês.

 

Fonte: Scott H. Young

 

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A organização é fundamental no decorrer do seu dia-a-dia, por isso, aprenda a terminar as suas tarefas de forma organizada com as nossas dicas de sucesso.

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