Ajudas de custo: com funcionam, como se calcular, qual a tributação prevista e qual a lei a reger este apoio. Explicamos-lhe tudo neste artigo.
As ajudas de custo são benefÃcios atribuÃdos a funcionários para cobrir os custos adicionais, de caráter temporário.
Despesas estas que podem ser com transportes, alojamento ou alimentação, quando as funções são realizadas fora do local de trabalho habitual.
Assim, a empresa tem de atribuir um valor para suportar parte das despesas ou reembolsar a totalidade dos valores gastos, mediante comprovativos.
Então, explicamos-lhe que apoios ou ajudas de custo a empresa deve garantir para compensar os trabalhadores.
Que despesas são consideradas?
Normalmente, as ajudas de custo são atribuÃdas para gastos com Transportes, Alojamentos e Alimentação:
Transporte
Estas ajudas incluem o custo calculado ao quilómetro na deslocação em viatura própria ou em viatura alugada e a comparticipação dos custos com os transportes públicos.
Incluem despesas com estacionamento, portagens, bilhetes ou passes.
Alojamento
Cobram o pagamento de estadia em alojamento acordado.
Alimentação
Incluem as despesas com refeições, tendo como base o subsÃdio de refeição.
Os valores a atribuir podem ser os mesmos da tabela para o setor público, ou outros que façam parte da polÃtica interna da empresa ou que constem da convenção coletiva de trabalho, se for o caso.
No entanto, as regras para a tributação têm como base os valores que constam na legislação aplicável ao setor público.
Ajudas de custo: qual a legislação aplicável?
Na ausência de uma legislação especÃfica que regule as ajudas de custo para o setor privado, a polÃtica de ajuda de custo varia de acordo com cada empresa.
No entanto, o Decreto-lei nº 106/98 de 24 de abril que define a polÃtica de atribuição de ajudas de custo aos trabalhadores da função pública, serve de referência para o setor privado.
Já os valores praticados constam na Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, tendo sofrido uma redução posterior comprovada no artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.
Assim, o Decreto-lei define:
- O que são deslocações diárias ou deslocações sucessivas e apresenta as percentagens de ajuda que podem ir de 25% a 100% do valor diário definido, consoante as horas de partida e de chegada;
- Que as despesas de transporte, por exemplo, devem corresponder àquilo que é efetivamente gasto;
- Se as deslocações acontecerem com regularidade (mensalmente) poderá ser pago um subsÃdio mensal de igual valor ao passe do transporte coletivo, mesmo que o trabalhador opte por outro meio. Estes valores mensais serão pagos junto com a remuneração mensal;
- Caso as ajudas de custo sejam de caráter eventual, podem ser reembolsadas no final do serviço mediante a apresentação de comprovativos. Ou podem ser adiantadas, e os valores serão acertados no final da missão;
- Se estas ajudas incluÃrem os valores das refeições, o subsÃdio de refeição é deduzido das ajudas de custo. Assim como acontece com o alojamento, caso seja garantido pela empresa.
Mas, sendo isto uma referência para o setor privado, as empresas podem definido o pagamento de um valor fixo diário ou semanal, ou seja, um abono extra, se as deslocações forem regulares.
Como calcular as ajudas de custo?
O cálculo das ajudas de custo de uma deslocação por motivos de trabalho pode depender de vários fatores, como:
- Localização geográfica – nacional ou estrangeiro;
- Custo de vida do local;
- Tipo de transporte utilizado;
- Duração da viagem.
No caso das refeições, o subsÃdio de alimentação (6€ desde 1 de Maio de 2023) é o valor de referência.
Tributação sobre as ajudas de custo
Tributação em IRS
Os valores de referência dos suplementos remuneratórios estabelecidos pelo Governo servem também de referência na hora de cobrar impostos.
Assim, se as despesas forem até aos valores máximo definidos, ficam isentas de tributação em sede de IRS ou Segurança Social.
Acima desses montantes, o valor remanescente passa a ser considerado rendimento da categoria A e fica sujeito a tributação em sede de IRS.
Tributação em IRC
Os valores que ficam isentos de tributação em IRS serão tributados às empresas, ou seja, as empresas estarão sujeitas a tributação autónoma das ajudas de custo.
Em suma, todo o valor da ajuda de custo é tributado. Seja à empresa, em 5% sobre a parte isenta de IRS para o colaborador, ou ao colaborador se o valor exceder os tetos máximos definidos pela tabela pública.
No entanto, se os valores forem faturados aos clientes, a empresa deixa de estar sujeita a tributação autónoma e a despesa será considerada um custo fiscalmente aceite.
É importante que toda a informação esteja devidamente registada e documentada, incluindo os comprovativos, recibos ou faturas.
Fonte: InvoiceXpress
